В данной статье рассмотрим настройки, позволяющие запретить в программе редактирование данных прошлых периодов. Данная задача возникает ежемесячно, руководители подразделений ориентируются на сроки закрытия месяца, сроки сдачи отчетности и ограничивают доступ пользователей к редактированию информации учетного месяца.
Механизм запрета редактирования рекомендовано использовать в целях безопасности, когда недопустимо изменение управленческих и бухгалтерских данных и перепроведение документов. Также при необходимости разграничить доступ пользователей, например, по мере готовности сотрудников закрывать доступ к учетному месяцу и оставлять только для ответственных пользователей и главного бухгалтера.
Для установки даты запрета изменения данных в программе 1С: Бухгалтерия 8.3 необходимо перейти по навигации: Администрирование / Настройки пользователей и прав.
В открывшемся окне перейти в раздел «Даты запрета изменения». Установленный одноименный флаг означает, что настройка запрета изменения данных прошлых периодов включена.
Нажатием по гиперссылке «Настроить», пользователь открывает окно редактирования даты. Предварительно необходимо проанализировать, дата запрета устанавливается общей для всех пользователей или только для определенных сотрудников, и перейти на соответствующую вкладку.
На вкладке «Для всех пользователей» устанавливается общая дата запрета в поле «Дата запрета», раньше которой запрещено изменение данных. Ограничение применяется для всех пользователей системы, всех подсистем и объектов.
Если необходимо установить различные даты для разделов и объектов, обратимся к настройке «Другие способы указания даты запрета», расположенной в нижней части окна. Настройка может принимать значения: «Общая дата», «По разделам», «По объектам» и «По разделам и объектам». В качестве примера укажем дату запрета «По разделам» и установим отличную дату для раздела «Бухгалтерский учет».
На вкладке «По пользователям» существует возможность указать дату запрета для определенных пользователей или групп пользователей. Для группы «Для всех пользователей» можно аналогичным образом добавить общую дату запрета.
Нажатием кнопки «Подобрать» на панели действий, пользователь может добавить пользователей или группы в табличную часть и указать для них отличные даты.
Также предоставляется возможность установить даты по разделам, объектам для отдельных пользователей с помощью настройки «Другие способы указания даты запрета».
После установки даты запрета пользователь не сможет внести какие-либо изменения в документы, зарегистрированные до указанной даты включительно. Т.е. при установленной дате 31.03.2018, к документам от 31.03.2018 доступа не будет. Команды «Ок», «Записать», «Провести», «Отменить проведение», «Удалить» на формах станут неактивны, как на представленном ниже скриншоте.
При попытке записи в закрытый период выводится ошибка и служебное сообщение с информацией о дате запрета для текущего пользователя.
Остались вопросы? Поможем настроить дату запрета редактирования и ответим на все вопросы в рамках бесплатной консультации!
Дата запрета редактирования данных — функционал программы 1С 8.3 БП, позволяющий ограничить ввод и изменение документов на определенный период времени. Говоря на языке бухгалтеров, необходимо «закрыть период в 1С». Запрет можно устанавливать даже для конкретных пользователей и организаций в базе данных, чтобы никто не мог внести изменения.
Инструкция актуальна как для 1С Бухгалтерии, так и для других программ, созданных на базе Библиотеки стандартных подсистем (Управление торговлей 11, ERP 2.0, 1С ЗУП 3.0, 1С УНФ и так далее).
Где найти дату запрета редактирования в 1С 8.3? Данная функция расположена на вкладке «Администрирование», в разделе «Поддержка и обслуживание»:
Если у вас еще не включена в 1С 8.3 дата запрета редактирования, то установите необходимый флаг:
Для начала необходимо определиться, будем ли мы разграничивать права на изменение по пользователям или будем использовать дату для всех:
Для примера выберем вариант «По пользователям». Теперь стало возможно указание индивидуальной настройки для каждого из сотрудников.
Пример: для сотрудников «Сергеев» и «Иванова»нужно настроить дату редактирования 01.01.2016, а для остальных — 03.01.2016.
Чтобы организовать такой вариант, необходимо:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
А теперь усложним задачу. Для пользователя «Иванова» нужно поставить ограничение на изменение данных организации «Конфетпром», как у остальных пользователей, на 01.03.2016.
Выделяем в списке сотрудника и в нижней части экрана устанавливаем переключатель «Способ указания даты запрета» в положение «По объектам»:
Появится меню настройки даты редактирования по организациям. Добавляем с помощью «Подобрать» в таблицу нужную организацию и прописываем дату запрета:
Описанный выше способ не всегда удобен: он требует постоянного администрирования. То есть каждый месяц/квартал/год дату нужно будет устанавливать вручную.
В 1С есть способ упрощения — установка «динамической» даты запрета. То есть программу можно настроить так, что система автоматически будет «передвигать» дату запрета. Пример — на конец года, месяца, квартала, недели, дня.
Настроить это нетрудно. Как вы, наверное, заметили, во всех настройках выше есть поле «Дата запрета». Как раз оно и отвечает за данную настройку.
Общая дата для всех пользователей:
Или же индивидуальная настройка:
Затронем также тему запрета загрузки данных в программу 1С 8.3. Бывает, что случаются очень неприятные ситуации, когда из управленческой базы (например, УТ) в бухгалтерскую 1С поступают какие-либо данные в закрытом периоде.
19.07.2018
Данный способ настройки даты запрета изменения данных можно использовать в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" ред.3.0, как в локальной версии, установленной на компьютере пользователя, так и в облачной версии 1С:Бухгалтерии .
Довольно часто при реальной работе с учетной программой требуется установить запрет на запись новых документов задним числом, внесение изменений в существующие документы или исправлении каких-либо других данных ранее определенной даты. Такая возможность особенно актуальна, если в программе кроме бухгалтера работают другие пользователи, отчетность уже сдана и не допустимо, чтобы без ведома бухгалтера задним числом вносились какие-либо изменения в данные бухгалтерского учета закрытого периода.
Полезные статьи:
Чтобы никто из других пользователей, имеющих доступ к программе, по недомыслию, незнанию или случайно не мог изменить документы закрытых периодов в типовой конфигурации "1С Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 предусмотрен гибкий механизм запрета изменения данных задним числом. который позволяет:
Теперь давайте рассмотрим возможности настройки даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии на конкретных примерах.
Пример 1 (Простой)
Исходные данные:
Первым делом необходимо включить саму возможность установки даты запрета изменений. Для этого в разделе "Администрирование" главного меню надо выбрать пункт "Настройка пользователей и прав".
В подразделе "Даты запрета изменения" установить флаг "Запрет изменения данных прошлых периодов".
В самом верху формы есть кнопки выбора варианта настройки Даты запрета изменения данных:
В данном примере мы настраиваем общую дату для всех пользователей, поэтому выбираем "Для всех пользователей".
В поле "Дата запрета" можно дату вручную с клавиатуры или вызвать окно стандартного календаря и выбрать дату мышкой.
Если вас устраивает вариант с ручным указанием абсолютного значения даты запрета, то настройка выполнена и дополнительно сохранять настройки не требуется.
Если же требуется настройка относительного значения даты, которая будет автоматически переноситься программой с учетом текущей даты, то необходимо нажать гиперссылку "Больше возможностей >>".
После этого в поле "Дата запрета" можно будет выбрать один из вариантов:
Кроме этого для относительных дат (кроме значения Предыдущий день) можно установить количество дней "отсрочки" до установки даты запрета, в течение которых изменение данных все еще будет разрешено. Для этого необходимо включить флаг "Разрешить изменение данных до даты запрета" и задать количество дней "отсрочки", в нашем примере - в течение 3 дней после окончания месяца пользователи еще смогут сохранять документы задним числом, перепроводить и вносить изменения в данные предыдущего месяца. После трех дней период будет закрыт автоматически.
Пример 2.
Исходные данные:
Как и в первом примере сначала необходимо включить возможность установки даты запрета изменений: "Администрирование" > "Настройка пользователей и прав". Установить флаг "Даты запрета изменения".
В подразделе "Другие способы указания даты запрета" в поле "Указывать дату запрета" оставляем значение "Общая дата".
Выбираем режим настройки даты запрета редактирования данных "По пользователям".
Над таблицей нажимаем кнопку "Подобрать".
В открывшемся списке пользователей выбираем того, для кого будем настраивать дату запрета редактирования.
Ставим флаг "Вступает в действие с отсрочкой" и указываем необходимое количество дней "отсрочки" (в нашем примере - 3 дня). В результате данный пользователь сможет создавать и изменять документы с датой предыдущего месяца только в течение первых 3-х дней следующего месяца. После этого предыдущий месяц для данного пользователя будет закрыт автоматически. Аналогично можно настроить дату запрета для остальных пользователей также индивидуально или сразу всем вместе, используя элемент <Для всех пользователей> в списке настроек, которые будут использоваться для всех остальных пользователей, кроме тех, которые указаны в списке.
Пример 3.
Исходные данные:
Выбираем пользователя, для которого будет производится настройка, точно также как в предыдущем примере, а вот в подразделе "Другие способы указания даты запрета" в поле "Указывать дату запрета" выбираем значение "По разделам и объектам".
В окне настройки по списком пользователей появится еще одна таблица со списком разделов и объектов.
Выделяем раздел "Бухгалтерский учет" и нажимаем кнопку "Подобрать".
Откроется список организаций, учет которых ведется в данной информационной базе (в нашем примере ООО "Аналитик" и ИП Попов В.И.). Выбираем организацию, которую будем настраивать первой.
Она будет добавлена в список объектов. В строке этой организации выделяем ячейку в колонке "Дата запрета" и нажимаем кнопку "Изменить".
Так как данному пользователю необходимо полностью запретить возможность выписывать или редактировать документы задним числом от имени ООО, то выбираем вариант "Предыдущий день".
В списке объектов снова нажимаем "Подобрать" и выбираем теперь ИП.
В строке ИП выделяем ячейку в колонке "Дата запрета" и нажимаем кнопку "Изменить".
В поле "Дата запрета:" выбираем значение "Конец предыдущего квартала".
Ставим флаг "Вступает в действие с отсрочкой" и указываем необходимое количество дней "отсрочки" (в нашем примере - 10 дней).
Как видите типовая конфигурация "1С:Бухгалтерия предприятия" ред.3.0 предоставляет гибкие возможности настроить даты запрета изменений для разных организаций и пользователей и совсем не сложно сделать все настройки самостоятельно без помощи программистов и изменения типовой конфигурации.
Если все получилось, то лайкаем статью в соцсетях и делимся ссылкой на нее на ваших любимых форумах))).
Компания "Онлайн", 2018
www.сайт
Дата запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии настройка запрета редактирования документов закрытого квартала в 1С:Бухгалтерии, Индивидуальная настройка даты запрета изменения данных в 1С:Бухгалтерии для каждого пользователя, Как настроить запрет редактирования документов предыдущего квартала в 1С:Бухгалтерии, Как настраивать дату запрета редактирования индивидуально для каждого пользователя 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии установка запрета редактирования данных закрытого периода в 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии настроить дату запрета изменения данных, Как в 1С:Бухгалтерии устанавливать дату запрета редактирования отдельно для каждой организации, Как установить запрет редактирования документов предыдущего года в 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии установка запрета редактирования данных закрытого месяца, Настройка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии 8.3, Как установить запрет редактирования документов закрытого периода в 1С:Бухгалтерии, Где настраивается дата запрета изменения данных в 1С:Бухгалтерии, Где в 1С:Бухгалтерии настраивается запрет редактирования данных закрытого периода, Как настраивать дату запрета изменения данных индивидуально для каждого пользователя 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии включить запрет на редактирование документов предыдущих периодов, Как в 1С:Бухгалтерии настроить запрет редактирования документов закрытого квартала в 1С:Бухгалтерии, Как настраивается запрет на редактирование документов закрытых периодов в 1С:Бухгалтерии, Как настраивать дату запрета редактирования отдельно для каждой организации в 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии включить запрет редактирования документов закрытого месяца в 1С:Бухгалтерии, Как в 1С:Бухгалтерии закрыть период, Как в 1С настроить запрет редактирования предыдущего месяца, Где в 1С:Бухгалтерии запрет редактирования данных закрытого периода, Установка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии, Индивидуальная настройка даты запрета редактирования в 1С:Бухгалтерии для каждого пользователя
Часто при работе в 1С:Бухгалтерия 8.3 нужно запретить менять данные прошедших периодов. Такое может понадобиться, например, если отчетность по ним сдана и изменение данных бухгалтерского учета в этих периодах недопустимо.
И чтобы не изменить данные прошедших периодов случайно самому, или чтобы другой менее опытный бухгалтер случайно не запустил перепроведение документов за все периоды - требуется установить дату запрета до которой (включительно) нельзя менять документы в базе.
Я расскажу как это сделать в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
1. Откроем раздел "Администрирование" и найдём там пункт "Настройки пользователей и прав" ():
Если в разделе "Администрирование" вы не нашли пункт "Настройки пользователей и прав" - скорее всего у вас просто нет прав на установку этого ограничения. Для выполнения данной операции у пользователя должны быть соответствующие права - например, права администратора или главного бухгалтера. Подробнее о правах читайте .2. В открывшемся окне "Настройки пользователей и прав" найдём и установим (если она ещё не установлена) галку "Даты запрета изменения" и нажмём на ссылку справа "Настроить":
3. В открывшемся окне "Даты запрета изменения данных" выберем вариант установки запрета данных: "Для всех пользователей" или "По пользователям". Смысл я думаю понятен. Давайте остановимся на пункте "Для всех пользователей ".
4. Выберем способ указания даты запрета "Общая дата" или "По объектам". Второй вариант нужен, если мы хотим указать разные даты запрета для разных организаций внутри нашей базы. Давайте остановимся на пункте "Общая дата ".
5. В качестве даты запрета укажем дату до которой (включительно) нельзя вносить изменения в базу. У меня получилось вот так:
6. Закроем форму через крестик в правом верхнем углу. Готово!
С уважением, (преподаватель и разработчик ).
Большинство проводок по приходу или расходу делаются при внесении в 1С соответствующих первичных документов. Но бывают операции, которые надо делать с определенной регулярностью, например, раз в месяц или квартал, при этом можно задать четкий алгоритм такого расчета. В этом случае нам поможет обработка Закрытие месяца, которая автоматически произведет необходимые вычисления. В данной статье на примере конфигурации 1С Бухгалтерия предприятия 8.3 будет приведена пошаговая инструкция по закрытию месяца*.
Следует отметить, что многие параметры того, как именно будет происходить закрытие месяца, задаются в настройках Учетной политики. Мы не будем рассматривать все особенности ее настройки, рекомендуем только обратить внимание на правильность ее заполнения для получения корректных результатов.
*Так как в статье будут показаны разные ситуации, рисунки не будут связаны между собой одним периодом и наименованием организации.
Операция «Закрытие месяца» находится по «адресу»: Операции – блок Закрытие периода – Закрытие месяца.
Если не задана организация или учетная политика, то можно увидеть все доступные пункты, которые могут быть при закрытии месяца. Сразу отметим, что в одной организации такая сборка быть не может, т.к. выбор вариантов зависит от системы налогообложения, настроек учетной политики и предварительно введенных первичных документов.
Как видим, обработка по закрытию месяца в 1С БП 8.3 содержит четыре блока, которые необходимо «пройти» последовательно.
Здесь же можно предварительно отследить динамику проведения документов во времени: если задним числом перепровели какой-либо документ, перед тем, как провести закрытие месяца, программа предложит сделать перепроведение всех последующих.
На нижней панели видно подсказку по статусу выполненных операций, из которых проведенная без ошибок будет окрашена зеленым, ошибочная красным и т.д.
Сделать закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо последней операцией за месяц. Но в списке допустимых операций можно увидеть Расчет зарплаты и регламентные документы по НДС, только обычно зарплата к закрытию месяца уже посчитана и сведена, поэтому трогать ее перепроведением не хочется. С формированием книги покупок и продаж то же самое. Что же делать?
В 1С предусмотрели такой поворот событий. И если Начисление зарплаты и Формирование книг покупок и продаж за месяц уже были произведены, то пересчитываться и перепроводиться они не будут. Возле этих операций рядом с галочкой о проведении появится символ-карандаш, означающий, что операция могла правиться вручную.
Если начисление зарплаты не проводилось, но оклады сотрудникам установлены, при проведении месяца зарплата и взносы начислятся автоматически на основании окладов. Бывают ситуации, когда действительно не надо начислять зарплату за период. Тогда или откройте сформированную зарплату и обнулите суммы, или предварительно создайте пустой документ по начислению зарплаты.
Также следует отметить, что доступные пункты при закрытии месяца зависят от многих факторов. Например, регламентные документы по НДС появляются в конце каждого квартала, а реформация баланса в декабре. Если у предприятия нет основных средств или не надо списывать стоимость спецодежды, то такие операции и не будут в списке доступных. Как только ситуация изменится, увеличится и количество пунктов в обработке при закрытии месяца.
Если надо отменить закрытие месяца, для этого существует специальная кнопка. При этом операции, отмеченные как скорректированные вручную, останутся проведенными.
Посмотрим на ситуацию, когда, несмотря на предупреждение о необходимости перепровести документы, просто отменили закрытие месяца и решили выполнить его снова. Появился ошибочный пункт по амортизации. По щелчку мыши можно вызвать контекстное меню и посмотреть ошибки.
В данном случае предлагают перепровести документы. Обратите также внимание, что операция по закрытию месяца выполняется в последний день периода, с указанием времени – 23:59:59.
Отметим, что в пределах первого блока операции провелись независимо друг от друга, но поскольку одна из них ошибочная, дальше закрытие месяца формироваться не стало.
Если решим перепровести прошлые периоды, то корректно проведенные операции изменят свой статус с Выполнено на Необходимо повторить.
Все сформированные справки-расчеты можно посмотреть по нажатию соответствующей кнопки. Есть еще кнопка она не покажет ничего нового, подробных расчетов по ней нет, только статусы операций, которые и так хорошо видны.
Рассмотрим отдельные виды расчетов при закрытии месяца. Проводки по начислению амортизации мы видели, они рассчитываются в зависимости от остаточной стоимости и срока полезной эксплуатации, которые были указаны по каждому основному средству.
Тут есть пункт Корректировка стоимости номенклатуры. Перед расчетом себестоимости сначала должна правильно рассчитаться стоимость номенклатуры. Это приобретает особенную актуальность, если материалы списываются в производство по средним ценам, а в течение периода было несколько поступлений по разным ценам. Или дополнительно к стоимости материалов были допрасходы, которые провели не сразу, а материалы уже успели списать. Тогда следует скорректировать их стоимость.
Например, за месяц было два поступления материалов (нитки швейные), количество в обоих случаях совпадает. Цена шт. в одном случае – 30 руб., во втором – 40. Средняя цена должна быть 35, но до второго поступления 10 шт. уже успели списать в производство. Тогда при закрытии месяца стоимость списанных материалов будет увеличена.
Иногда в подобной ситуации возможны сторнирующие проводки.
Этот блок связан с расчетом долей списания косвенных расходов. Дело в том, что согласно НК РФ некоторые расходы могут быть учтены не полностью, а в зависимости от некоторой базы. Например, иногда расходы по рекламе или представительские расходы подлежат нормированию и т.п. В 1С все подобные виды расходов считаются косвенными. Отражать их на счете 20 не следует, это может привести к ошибкам в налоговом учете. В нашем случае показан вариант, когда расходы на рекламу составили 5000 руб., а принять можно только тысячу. Справка-расчет покажет эту ситуацию.
Здесь мы переходим к закрытию затратных счетов. В этот момент происходит расчет себестоимости, корректировка фактической стоимости готовой продукции и корректировка
уровня себестоимости реализации. Пожалуй, это наиболее важный и объемный пункт из всех при закрытии месяца. На формирование проводок в этом случае повлияют настройки учетной политики в БУ, а также список прямых и косвенных расходов для НУ.
Отметим, что и наибольшее количество ошибок обычно возникает при закрытии именно этих счетов. Благодаря подсказкам 1С при закрытии можно найти ошибочный документ и внести исправление. Чаще всего ошибки связаны с некорректным использованием номенклатурных групп. Например, затраты отразили по одной номенклатурной группе, а выпуск продукции или реализацию провели по другой. Или какие-либо затраты должны распределяться, а для автоматического распределения не хватает данных. Например, не указали номенклатурную группу или статью затрат, или нет выручки, а она является базой. После внесения изменений следует повторно выполнить закрытие месяца.
Итоговым результатом закрытия месяца станет расчет налога на прибыль. После проведения закрытия месяца в БУ должны закрыться счета 25 и 26. 20-й может остаться на сумму незавершенного производства. Если незавершенки нет, 20-й счет тоже должен быть закрыт. По счетам 90 и 91 итогового сальдо на верхнем уровне не должно быть, а вот развернутое сальдо по субсчетам отражается в течение года.
В налоговом учете по счету 26 может быть разница на сумму косвенных расходов, которые рассчитываются во втором блоке закрытия месяца.
При реформации баланса счета 90, 91, 99 закрываются, перенося финансовый результат на счет 84. Если сальдо по сч. 84 кредитовое, получена прибыль, если дебетовое – убыток.
Когда по итогам года получается убыток, перед реформацией баланса придется вручную ввести дополнительную операцию. Например, по итогам года получен убыток 200 000 руб. Поскольку в НУ эта сумма может быть списана в дальнейшем при получении прибыли, возникает ОНА и необходимость где-то учитывать эти суммы для НУ. В бухучете на счете 09 отразится 20% от суммы убытка с аналитикой «Убыток текущего периода», а 80% суммы (160 000) увидим в ДТ 84 как убыток. При этом в следующем году на сч. 09 сумма должны быть обозначена как «Расходы будущих периодов». Если не ввести дополнительных ручных проводок в декабре, то при закрытии января следующего года получим ошибку.
Создают ручную операцию. Согласно подсказке от 1С, в БУ по счету 09 переносим аналитику с Убыток текущего периода на Расходы будущих периодов (аналитика выбирается из справочников).
По счету 97 в НУ (БУ не меняем) записываем сумму убытка. В разных источниках упоминают разные субсчета счета 97 для этой операции, в нашем случае наиболее подходящий – 97.21. Одним из типов субконто по сч.97 могут быть подразделения, в данной операции их указывать не следует.
Создаем новый вид расходов, наименование произвольное, Вид для НУ из справочника – Признание расходов – в особом порядке. Задаем период списания, в нашем случае – 10 лет, начиная со следующего года. Можно в качестве подсказки указать сумму и комментарий.
Как уже отмечалось выше, по сч.97 в БУ сумм не ставим, в НУ указываем сумму убытка. Для соответствия правилу БУ = НУ + разницы, по типу ВР ставим сумму убытка с минусом.
После этого проводим реформацию баланса.
В январе следующего года ошибок по расчету налога не будет, а в Блоке 4 закрытия месяца появится пункт о списании убытков прошлых лет. В случае получения прибыли они начнут списываться.
Мы рассмотрели основные моменты при использовании обработки Закрытие месяца в 1С бухгалтерии 8.3. Следует отметить, что на нашем информационном ресурсе можно найти более подробные статьи по вопросам учета тех операций, которые участвуют в закрытии месяца, например учет ОС или спецодежды, расчет налога на имущество или прибыль, расчет себестоимости и т.д.
