Конструктор отчетов - функционал, который поможет создать необходимый отчет, который будет удобен именно для вас.
Не требуется большого времени на настройку любого отчета, нужно лишь расписать сразу откуда брать информацию и можно создавать разнообразные отчеты.
Перейдите в модуль Конструктор отчетов (обычно он находится в сфере Админка. Если его там нет, воспользуйтесь как добавить модуль в нужную сферу или группу модулей).
При переходе в модуль отчетов можно увидеть список стандартных отчетов, а также кнопки управления: добавление, просмотр, редактирование, удаление отчета, кнопки импорта и экспорта отчета (на форуме ветменеджера, можно своими созданными отчетами и загружать новые).
Добавление нового отчета.
Нажать кнопку Добавить (+)
Программа перейдет к добавлению нового отчета - состоит из трех вкладок:
Вкладка 1 - Главные настройки
В этой вкладке настраиваются основные данные, из которых будет состоять отчет. Также настраивается их группировка, сортировка и функции группировки.
Шаг1. Ввести название отчета
Шаг2. Добавить поля, которые будут содержаться в отчете.
В таблице Все поля находятся все данные, по которым можно составить отчет. Сейчас для отчета доступны данные по таким модулям: Вакцинации, Запись на прием (Календарь), Кассы, Клиники, Мед. карты, Прозвоны, Склад, Счета, Товары и Услуги, Управление клиентами, Управление пользователями.
“Все поля” состоит из трех колонок:
Над таблицей “Все поля” находится поле поиска. Введя в него искомое значение, поиск будет осуществляться одновременно по все трем колонкам таблицы.
Поля, по которым хотите составить отчет, нужно перенести в соседнюю таблицу “Поля отчета”.
Для этого выделите необходимое поле и нажмите кнопку “>” которая находится между таблицами, или сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по выделенному полю.
Шаг3. Настроить сортировку и группировку полей
После того, как перенесли необходимые поля в таблицу Поля отчета, можно настроить сортировку и группировку полей.
Таблица “Поля отчета” состоит из колонок:
Настройка сортировки
Выберите одно из значений, по “Возрастанию”(сортирует А-Я) или “Убыванию”(сортирует Я-А).
Число возле значения, означает приоритет сортировки.
Например, если для нескольких полей выставить сортировку по возрастанию, сперва отсортирует поле, у которого число возрастания меньше.
Настройка группировки
Группировка - установив галочку в чекбоксе “группировка”, данные по этому полю объединятся в одну строку.
Пример: здесь мы видим, что каждый товар группы “Шампуни”, в отчете отображается отдельной строкой.
Группировка не выставлена :
Установив галочку группировки в поле “Название группы”, товары которые относятся к этой группе, объединились в одну строку.
Группировка выставлена :
Функция группировки
Значение в этой колонке группирует данные поля в одну строку, складывает их согласно выбранной функции группировки.
Вкладка 2 - Фильтр
В этой вкладке можно прописать все условия, для фильтрации данных в отчете.
Шаг4. Добавить фильтр отчета
Перейти во вкладку Фильтр, нажать кнопку Отредактировать фильтр.
В появившемся окне добавить условие для фильтра:
Шаг6. Просмотр данных отчета
После того как все шаги пройдены и отчет создан. Можно нажать кнопку просмотр и увидеть данные отчета в виде таблицы. Их можно распечатать или выгрузить в документ Excel
Добавить поля в форму или отчет можно с помощью панели Список полей . Если дважды щелкнуть поле на панели Список полей (или перетащить поле из списка в форму или отчет), Microsoft Access автоматически создаст подходящий элемент управления для отображения поля, например текстовое поле или флажок, а затем привяжет его к этому полю.
Если у вас нет формы или отчета, см. статьи Формы и Общие сведения об отчетах ‒ они помогут вам приступить к работе.
Откройте отчет в режиме макета или конструктора.
Если панель Список полей не отображается, выполните одно из указанных ниже действий.
На вкладке Конструктор
в группе Сервис
нажмите кнопку Добавить поля
.
/
Нажмите клавиши ALT+F8.
На панели Список полей найдите таблицу, содержащую поле, которое нужно добавить. Чтобы скрыть или отобразить список полей таблицы, щелкните знак плюса (+ ) или минуса (- ) рядом с ее именем.
Примечание: Если в базе данных нет таблиц, панель Список полей будет пуста.
Обнаружив нужное поле, добавьте его в форму или отчет. Для этого выполните одно из указанных ниже действий.
Дважды щелкните поле.
Перетащите поле с панели Список полей в форму или отчет.
Нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните по очереди несколько полей, а затем перетащите их в форму или отчет.
Примечание: на панели Список полей .
Чтобы добавить диапазон полей с панели Список полей в форму или отчет, выполните указанные ниже действия.
Щелкните первое поле в диапазоне.
Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните последнее поле в диапазоне.
Access выделит поля, которые вы щелкнули, и все поля между ними.
Перетащите выделенные поля в форму или отчет.
Примечание: Этот метод работает только с полями в разделе Поля, доступные в данном представлении на панели Список полей .
Access создаст подходящий элемент управления для отображения каждого поля и привяжет его к этому полю. Кроме того, будет создана надпись, связанная с элементом управления. Для изменения надписи щелкните ее один раз, чтобы выделить, а затем еще раз, чтобы поместить курсор в надпись. После этого надпись можно отредактировать как обычный текст в документе.
Если нужно отобразить поле в элементе управления, отличном от созданного автоматически, тип элемента управления можно изменить. Однако его можно изменить только на тот тип элемента управления, который подходит для этого поля. Например, поле со списком можно заменить текстовым полем или списком, но не кнопкой.
Изменение типа элемента управления
Откройте форму или отчет в режиме конструктора. Для этого щелкните форму или отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .
Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, тип которого нужно изменить,и выберите в контекстном меню пункт Преобразовать элемент в .
Если пункт меню Преобразовать элемент в недоступен, другие типы элементов управления для данного поля не подходят. В противном случае Access отобразит список типов элементов управления.
Выберите тип, которым хотите заменить текущий элемент управления.
Измененный элемент управления по-прежнему будет привязан к полю, но некоторые его свойства, возможно, придется настроить. Чтобы открыть страницу свойств элемента управления, щелкните его и нажмите клавишу F4.
Использование панели списка полей - самый простой способ добавления поля в форму или отчет. Однако вы также можете добавить поле, создав элемент управления и привязав его к полю. Для этого выполните описанные ниже действия.
Мастер элемента управления может содержать инструкции по привязке элемента управления к полю. Если элемент управления не привязывается мастером к полю, но может выводить данные (например, если это текстовое поле или поле со списком), для отображения данных нужно назначить имя поля или выражение свойству Данные элемента управления. Чтобы привязать элемент управления к полю, выполните указанные ниже действия.
Ниже приведены советы по работе с панелью Список полей , которые могут быть полезны при добавлении полей в форму или отчет. Чтобы отобразить панель Список полей , откройте форму или отчет в режиме макета или конструктора, а затем нажмите клавиши ALT+F8.
Если свойство источник записи формы или отчета пусто и вы перетащите поле из области список полей в форму или отчет, Access автоматически заполнит свойство " Источник записей " формы или отчета.
Если свойство Источник записей формы или отчета является инструкцией SELECT или именем таблицы, панель Список полей может отображаться в двух режимах.
Для переключения между режимами выберите на панели Список полей команду Показать только поля в текущем источнике записей или Показать все таблицы .
Примечание: Если свойству Источник записей формы или отчета назначен сохраненный запрос, панель Список полей содержит только раздел Поля, доступные в данном представлении , а команда Показать все таблицы в нижней части панелиСписок полей отсутствует. Чтобы изменить источник записей, щелкните одно из полей правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменение источника записи .
Если свойству Источник записей формы или отчета назначена таблица и вы перетаскиваете в форму или отчет поле из раздела Доступные поля в связанной таблице панели Список полей , Access заменит свойство Источник записей инструкцией SELECT, которая включает добавляемое поле. Если Access не сможет определить отношение между таблицами, появится диалоговое окно Выбор отношения , чтобы вы могли выбрать нужный вариант.
Если перетащить в форму или отчет поле из раздела Доступные поля в связанной таблице панели Список полей , появится диалоговое окноОпределение связи . Укажите в нем отношение между другой таблицей и источником записей формы или отчета. Если вы не уверены, какие поля ввести в этом диалоговом окне, можете нажать кнопку Отмена и изучить отношения между таблицами.
Дополнительные сведения об отношениях см. в статьях Руководство по связям между таблицами и Создание, изменение и удаление отношения .
Поле в разделе Доступные поля в другой таблице на панели Список полей может быть косвенно связано с источником записей формы или отчета через одну из таблиц в разделе Доступные поля в связанной таблице . В этом случае перетаскивание поля из одной из связанных таблиц в форму или отчет может привести к перемещению одной или нескольких таблиц из раздела Доступные поля в другой таблице в раздел Доступные поля в связанной таблице .
Если источник записей формы или отчета является инструкцией SELECT или сохраненным запросом, вы можете просмотреть и изменить источник записей в поСтроителе запросов, щелкнув правой кнопкой мыши любое поле в области список полей и выбрав команду изменить источник записей . Если источником записей является таблица, эта команда вызывает поСтроитель запросов в таблице. Access выдаст запрос на создание запроса на основе таблицы; Нажмите кнопку Да , чтобы изменить источник записей на запрос, или нет , чтобы оставить источник записей неизменным.
Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, щелкните ссылку Изменить таблицу рядом с именем таблицы или щелкните имя таблицы на панели Список полей правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Открытие таблицы в режиме таблицы .
Чтобы добавить поле подстановки в таблицу с помощью панели Список полей , выполните указанные ниже действия.
Она отобразится в режиме таблицы.
Перетащите поле с панели Список полей в таблицу.
Появится мастер подстановок. Следуйте его инструкциям. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово .
Вы можете отстыковать область список полей справа от рабочей области Access, наведя указатель мыши в строке заголовка области списка полей , пока не превратится в указатель мыши, а затем перетащите область список полей на оставлен. Список можно расположить в любом месте рабочей области или закрепить в левой части рабочей области, перетащив его в левую часть экрана.
Если внимательно присмотреться к отчету Access, показанному на рис. 18.14, можно заметить несколько недостатков. Вот их список:
* названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать;
* информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;
* некоторые подписи следует заменить более понятными;
1. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид > Конструктор .
Рис. 18.15. Конструктор отчетов Access
В схеме отчета (рис. 18.15) присутствует несколько разделов. Их назначение указано в табл. 18.2. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.
2. Щелчком выделите надпись Фамилия.
3. Нажатием клавиши Delete удалите надпись.
ТАБЛИЦА 18.2 . Разделы отчета
| Раздел | Назначение |
| Заголовок отчета | Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета |
| Верхний колонтитул | Печатается в верхнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы |
| Заголовок группы КодКонтакты | Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля КодКонтакты (то есть того поля, по которому назначена группировка) |
| Область данных | Основные данные отчета |
| Нижний колонтитул | Печатается в нижнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы |
| Примечание отчета | Печатается в самом конце отчета. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета |
4. Повторяя шаги 2 и 3, удалите из раздела Заголовок группы Код_Контакты надписи Имя, Дата и Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.
5. Щелкните на горизонтальной линии, расположенной ниже поля Назвакие Компании, правой кнопкой мыши и выберите команду Вырезать .
6. Аналогичным приемом удалите три оставшиеся линии раздела Заголовок группы Код_Контакты. Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона в заголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.
7. Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул и Заголовок группы Код_Контакты, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.
8. Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.
9. Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.
10. Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью за маркер верхнего левого угла либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 18.16.
Рис. 18.16. Перемещение надписей между разделами отчета Access
11. Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.
12. Описанным выше приемом измените текст подписей Название Компании и Рабочий Телефон соответственно на Компания и Телефон.
13. Переставьте поля раздела Заголовок группы Код_Контакты, разместив их в две строки. Фамилия и имя - в первой строке, а остальные три поля - во второй.
14. Щелкните правой кнопкой мыши на жирной линии, расположенной в разделе Заголовок отчета. Выберите в контекстном меню команду Копировать .
15. Щелкните на заголовке раздела Заголовок группы Код_Контакты и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить в этот раздел дубликат линии.
16. Нажимая клавиши Ctrl+V, переместите линию вниз, под вторую строку полей данных.
17. Снова нажмите Ctrl+V, добавив вторую линию вдоль верхнего края раздела.
18. Перетащите заголовок раздела Область данных вверх, убрав излишнее пустое пространство.
19. Щелчком выделите поле Дата. Увеличьте его горизонтальный размер, перетащив вправо серединный маркер правой границы поля.
Рис. 18.17. Модифицированная структура отчета Access
20. Растяните поле Описание вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.17.
21. С помощью команды Вид > Предварительный просмотр переключите отчет в режим вывода данных. В новом варианте, показанном на рис. 18.18, информация размещается намного компактнее.
22. Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Да .
Примечание В нижней части страницы отчета выводятся текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул конструктора отчета Access.
Рис. 18.18. Просмотр нового варианта отчета Access
В разделе "Параметры отчета" (Рисунок 2), установите переключатель в положение "Все справочники", после чего в списке ниже появятся доступные вам справочники, которые вы можете использовать в качестве параметров отчета. Вы должны задать список справочник, от которых будет зависеть содержимое отчета.
Нажмите на кнопку "Добавить SQL запрос", в разделе "SQL запросы для отчета" (Рисунок 4).
Появится окно для ввода SQL запроса (Рисунок 5), в котором вам необходимо ввести текст SQL запроса. Над текстовым полем для ввода запроса, в таблице выводится информация о параметрах – справочниках, которые вы добавили в отчет перед этим. В качестве значений параметров в SQL запрос будут передаваться кода выбранных элементов (ID_ELEMENT) , которые пользователи будут выбирать при просмотре отчета.
Для использования параметров в запросе подставьте в нужное место текста запроса код параметра, который можно посмотреть в этой таблице.
После ввода текста SQL запроса нажмите на кнопку "Далее>".
Теперь вам необходимо указать поля SQL запроса, которые нужно выводить в отчет (Рисунок 6), для этого вы можете использовать кнопки, которые находятся по середине окна.
После выбора всех нужных полей, нажмите кнопку "Далее".
Появится окно (Рисунок 7), в котором, вам необходимо задать название для добавленных полей.
Появится сообщение (Рисунок 8), в котором будет выдан код запроса для его использования в шаблоне отчете. Именно по этому коду система будет понимать, что в данное место шаблона нужно подставить созданный вами SQL запрос. Сохраните куда-нибудь код запроса и нажмите кнопку "Закрыть", чтобы вернуться в режим создания отчета.
 |
| Рисунок 8 |
Запустите Excel для создания шаблона отчета, в котором нужно будет задать структуру отчета, задать оформление.
В отчете вы можете вывести не только записи из созданного SQL запроса, но и значение атрибутов из фиксированных справочников, которые вы добавили в качестве параметров отчета. Для того чтобы вывести в определенное место отчета значение атрибута, необходимо вставить в шаблон отчета код нужного атрибута справочника. Чтобы узнать код нужного атрибута, нажмите на кнопку "Привязка параметра к шаблону", напротив нужного параметра отчета (Рисунок 9).
Появится список (Рисунок 10) со всеми доступными атрибутами выбранного справочника, и кодами этих атрибутов, которые вы можете вставить в нужные места шаблона отчета. При открытии отчета, система эти кода изменит на значения атрибутов выбранных элементов.
Также необходимо указать место, где выводить данные SQL запроса, задать оформление полей запроса, оформить шапку над таблицей с запросом (Рисунок 12). Для указания ячейки, начиная с которой нужно выводить данные запроса, в ячейку необходимо поместить код запроса, который вы получили при создании запроса. Задайте оформление ячеек, в строке, где вы указали код SQL запроса – при выводе данных запроса они будут скопирована на все записи.
Сохраните созданный Excel файл и загрузите его в разделе "Шаблон отчета" (Рисунок 13). Перед тем как загрузить файл установите галочку "Файл выводить в браузер". Нажмите кнопку "Сохранить", для того чтобы сохранить отчет и вернуться в режим ведения отчетов.
Откройте созданный отчет (Рисунок 14) и выберите из выпадающих списков с параметрами нужные элементы справочников. Построится отчет, в котором на указанные вами в шаблоне места выведутся значения атрибутов, выбранных элементов и построится таблица с данными SQL запроса.
 |
| Рисунок 14 |
Общий порядок действий:
1) Создать отчет
2) Выбрать кубы
3) Указать справочники для параметров отчета
4) Создать шаблон отчета
5) Загрузить шаблон отчета в систему
Зайдите в режим "Статические отчеты", выберите нужную папку и нажмите на панели инструментов кнопку "Создать отчет" (Рисунок 1).
Появится окно создания нового отчета (Рисунок 3), в котором вы будете задавать основные параметры отчета.
В поле "Название отчета", введите название отчета.
Переключатель "Тип отчета", оставьте в положение "Стандартный".
В разделе "Кубы с данными для отчета" выберите куб с данными (Рисунок 15), на котором вы хотите построить отчет и поставьте галочку напротив названия куба.
В разделе "Параметры отчета" построится список справочников, которые являются измерениями куба.
Для того чтобы построить отчет на кубе, нужно один справочник использовать в качестве шапки отчета, еще один в качестве боковика отчета, все остальные справочники нужно добавить в параметры отчета, чтобы при построении отчета система знала полную отметку по всем измерениям куба для извлечения данных.
После добавления всех справочников куба, которые не будут выводиться в шапке и боковике, в параметры отчета (Рисунок 16) нужно получить код куба для его размещения в шаблоне отчета.
Установите переключатель в положение "Размещение в виде таблицы".
Укажите справочники для размещения в шапке и боковике отчета, задайте показатель куба, который нужно выводить.
Внизу построится таблица (Рисунок 18), и система выдаст специальный код, который вы можете разместить в шаблоне отчета в месте, где нужно разместить данные из куба.
Вы можете выводить в разных местах шаблона отчета некоторые ячейки куба, для этого скопируйте в шаблон отчета кода нужных ячеек из таблицы.
Запустите Word или другой любой редактор, который позволит сохранить файл в формате HTML.
Создайте шаблон отчета, в котором нужно задать структуру отчета, задать оформление заголовка, с помощью кодов указать места для вывода атрибутов из справочников и данных из кубов (Рисунок 19).
В отчете вы можете вывести не только срез данных из кубов, но и вывести значение атрибутов из фиксированных справочников, которые вы добавили в качестве параметров отчета. Для того чтобы вывести в определенное место отчета значение атрибута, необходимо вставить в шаблон отчета код нужного атрибута справочника. Чтобы узнать код нужного атрибута, нажмите на кнопку "Привязка параметра к шаблону", напротив нужного параметра отчета (Рисунок 9).
Для указания места вывода данных из куба, напишете в шаблоне код полученный при настройке отображения куба (Рисунок 18).
Сохраните созданный файл в HTML формате и загрузите его в разделе "Шаблон отчета" (Рисунок 20). Перед тем как загрузить файл установите галочку "Файл выводить в браузер". Загруженный файл должен появиться в списке шаблонов отчета.
Откройте созданный отчет и выберите значения из выпадающих списков фиксированных справочников, которые вы задали в качестве параметров отчета.
В зависимости от выбранной отметки параметрах отчета в указанные места отчета система подставит значение атрибутов и построит таблицы со срезами кубов (Рисунок 21).
 |
| Рисунок 21 |
Общий порядок действий:
1) Создать новый отчет
2) Указать справочники для параметров отчета
3) Создать шаблон отчета в Visual Studio
4) Загрузить шаблон отчета в систему
Вы можете создать отчет на SQL запросе в среде Visual Studio и загрузить его в систему в виде файла с расширением rdl, при этом использовать для параметров любые справочники системы.
Зайдите в режим "Статические отчеты", выберите нужную папку и нажмите на панели инструментов кнопку "Создать отчет" (Рисунок 1).
Появится окно создания нового отчета (Рисунок 3), в котором вы будете задавать основные параметры отчета.
В поле "Название отчета", введите название отчета.
Переключатель "Тип отчета", оставьте в положение "Стандартный".
В разделе "Параметры отчета" (Рисунок 2), установите переключатель в положение "Все справочники", после чего в списке ниже появятся доступные вам справочники, которые вы можете использовать в качестве параметров отчета. Вы должны задать список справочник, от которых будет зависеть содержимое отчета.
Например, вы делаете отчет, в котором SQL запрос должен извлекать из базы часть данных, в зависимости от выбранного пользователем параметра.
Вы должны добавить справочники, в которых пользователи будут выбирать значения, которые будут передаваться в ваш SQL запрос в качестве параметров.
Для добавления параметра в отчет выберите в списке справочник, введите в поле "Наименование" название, с которым должен быть добавлен справочник и нажмите по кнопку "Добавить параметр".
После добавления в отчет нужных параметров, вам необходимо узнать их кода, чтобы использовать при написании SQL запроса, для этого нажмите по кнопе "привязка параметра к шаблону" (Рисунок 22), напротив соответствующего параметра.
Откроется окно, в котором вы можете посмотреть код параметра, для использования в SQL запросе (Рисунок 23).
Запустите Visual Studio и создайте новый отчет (Рисунок 24).
При написании SQL запроса для параметров используйте кода параметров соответствующих справочников, которые вы посмотрели до этого (Рисунок 23).
Сохраните отчет, который вы создали в Visual Studio, у вас должен появиться файл с расширением rdl, который нужно загрузить в шаблон отчета.
Для загрузки файла в отчет, в разделе "Шаблон отчета", необходимо с помощью кнопки "Обзор", выбрать созданный в Visual Studio файл отчета с расширением rdl, установить галочку "Файл выводить в браузер", и нажать кнопку "Загрузить" (Рисунок 26).
После загрузки файла, он должен появиться в списке шаблонов отчета (Рисунок 27).
Сохраните созданный вами отчет, и откройте его на просмотр.
Построятся фиксированные справочники, из которых выбранные значения будут переданы отчету в качестве параметров (Рисунок 28).
 |
| Рисунок 28 |
